1. 파일을 업로드하여 서명 요청 작업 만들기
한컴싸인을 사용하면 구매 주문서, 리스 계약서, NDA 또는 제안서와 같은 PDF 파일을 업로드하여 서명 작업을 쉽게 생성할 수 있습니다. 서명자의 이름과 이메일을 입력하고 서명 필드를 각 서명자에게 끌어다 놓은 다음 보내기를 누르면 작업이 간단히 완료됩니다.
파일을 업로드하여 서명 작업 생성하기
1.
대시보드에서 [시작하기]를 누릅니다.
2.
[파일 업로드] 탭에서 [+ 파일 선택]을 누르거나 로컬 드라이브의 파일을 끌어다 놓습니다. 해당 문서가 서명 가능한 문서로 자동 변환됩니다.
3.
편집 화면에서 필요한 항목을 편집합니다. 먼저 왼쪽 메뉴 목록에서 [서명 참여자] 항목의 [편집하기]를 눌러 서명 참여자를 관리합니다.
4.
[서명 참여자 관리] 대화 상자에서 [서명 참여자 추가]를 눌러 서명자를 추가하고 서명 순서를 지정할 것인지 여부 등을 선택한 다음 [확인]을 누릅니다.
서명 참여자 관리
5.
왼쪽 메뉴 목록에서 필요에 따라 서명 필드를 추가한 다음 [계속]을 누릅니다.
6.
[검토 및 보내기] 대화 상자에서 추가 옵션을 지정합니다. 서명 참여자에게 인증을 요구할지 여부와 자동 다시 알림, 서명 만료일 및 서명 요청 메시지 등을 지정할 수 있습니다.
7.
[보내기]를 누르면 서명 참여자에게 서명 요청을 보냅니다.
자세한 정보
사용하기 메뉴
사용하기 메뉴에서는 서명 참여자를 관리하고 서명, 날짜, 텍스트, 체크박스, 라디오 버튼 등의 필드를 문서에 추가하거나 서명을 요청하는 프로필을 선택할 수 있습니다.
•
서명 참여자: [편집하기]를 눌러 [서명 참여자 관리] 대화 상자를 열고 서명 참여자를 추가하거나 서명 순서를 지정하거나 카카오톡 알림을 보낼지 여부를 선택합니다.
•
서명: 문서에 서명 필드를 추가합니다. 서명 참여자가 이 필드에 서명하게 됩니다.
•
날짜: 문서에 날짜 필드를 추가합니다. 서명 참여자가 이 필드에 날짜를 입력할 수 있습니다.
•
텍스트: 문서에 텍스트 필드를 추가합니다. 서명 참여자가 이 필드에 텍스트를 입력할 수 있습니다.
•
콤보박스: 문서에 콤보박스 필드를 추가합니다. 서명 참여자가 이 필드에 선택 여부를 표시할 수 있습니다.
•
체크박스: 문서에 체크박스 필드를 추가합니다. 서명 참여자가 이 필드에 선택 여부를 표시할 수 있습니다.
•
라디오 버튼: 문서에 라디오 버튼을 추가합니다. 서명 참여자가 이 필드에 선택 여부를 표시할 수 있습니다.
•
내 프로필: 서명을 요청할 내 프로필을 선택합니다. 여러 프로필이 있는 경우 서명 참여자에게 표시할 프로필을 선택할 수 있습니다.
•
첨부 파일: 서명 참여자가 첨부 파일을 업로드할 수 있게 합니다.
•
서명 순서 지정하기: 이 선택란을 선택한 다음 각 서명자 오른쪽에 있는 [≡] 아이콘을 마우스로 끌어서 서명 순서를 변경할 수 있습니다.
•
•
편집하기: 화면 오른쪽 상단에 있는 [
]를 누르면 서명 문서를 편집할 수 있는 편집기가 열립니다. 웹 오피스를 사용하여 문서 내용을 편집할 수 있습니다.
]를 누르면 서명 문서를 편집할 수 있는 편집기가 열립니다. 웹 오피스를 사용하여 문서 내용을 편집할 수 있습니다.
[서명 참여자 관리] 대화 상자
서명 참여자를 추가하거나 서명 순서를 지정하거나 카카오톡 알림을 보낼지 여부를 선택합니다
•
서명 순서 지정하기: 이 선택란을 선택한 다음 각 서명자 오른쪽에 있는 더보기(…) 아이콘을 마우스로 끌어서 서명 순서를 변경할 수 있습니다.
•
카카오톡 알림: 카카오톡 알림을 보낼 수 있습니다.
•
서명 참여자 추가: 클릭하여 서명자를 추가합니다.
[검토 및 보내기] 대화 상자
서명 요청을 보내기 전에 검토하거나 필요에 따라 설정을 변경합니다.
•
서명 참여자 인증 방법: 서명 참여자에게 본인 인증을 요청할지 여부를 지정합니다.
•
서명 참여자: 문서에 서명할 대상 서명 참여자를 추가합니다.
•
참조 추가: 문서를 참조할 대상을 추가합니다.
•
고급 설정: [서명 요청 알림]을 선택하면 서명 요청을 보낸 지 2일 및 6일이 경과하면 각각 알림을 보냅니다. [만료일 설정]에서 서명 요청이 만료되는 날짜를 지정할 수도 있습니다. 아울러 비밀번호 또는 예약 발송도 설정할 수 있습니다.
•
메시지: 서명 참여자가 참고할 메시지를 입력합니다. 참조할 첨부 파일도 동봉하여 보낼 수 있습니다.
2. 템플릿을 사용하여 서명 요청 작업 만들기
한컴싸인에 미리 저장되어 있거나 기본적으로 제공되는 템플릿을 사용하여 간편하게 서명 요청 작업을 만들 수 있습니다. 자주 사용하는 문서를 템플릿으로 등록하여 재사용하면 반복적인 서명 요청 작업을 생성하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.
템플릿을 사용하여 서명을 요청하는 것은 한컴싸인 유료 기능으로 무료 요금제를 사용하는 경우에는 템플릿을 생성할 수 없습니다.
템플릿으로 서명 요청 작업 만들기
1.
한컴싸인의 왼쪽 탐색 영역에서 [시작하기]를 누릅니다.
2.
다음 중 하나를 수행합니다.
•
[템플릿] 탭에서 원하는 서명 문서의 [관리] 탭에서 [사용하기]를 클릭합니다.
•
3.
4.
[서명 참여자] 옆의 [편집] 단추를 눌러 이메일, 전화 번호와 같은 서명자 정보를 입력합니다.
5.
내용을 검토하고 [계속]을 누릅니다.
6.
[검토 및 보내기] 대화 상자에서 필요한 경우 설정을 변경하거나 메시지를 입력한 다음 [보내기]를 누릅니다.
템플릿을 활용하여 서명 요청 작업 만들기
참고
사용자 역할
템플릿에서는 서명 시나리오에 따라 역할에 따른 사용자를 미리 지정해놓을 수 있습니다. 예를 들어 부동산 계약서를 템플릿으로 등록하는 경우 중개인, 임대인, 임차인과 같이 반드시 서명을 해야 하는 사용자를 구분하여 추가해 놓으면 이후에 서명 요청 작업을 만들 때 각 사용자에 대한 이메일 주소 또는 전화번호만 입력하면 됩니다.
템플릿 양식 필드 편집
템플릿으로 등록한 문서의 양식 필드 또는 사용자 정보를 수정할 수 있습니다. 편집할 템플릿을 선택하고 [관리]의 [더 보기(…)] 아이콘을 누른 다음 [편집]을 누릅니다. 그러면 서명자, 양식 필드, 레이블 등을 수정할 수 있는 편집 모드로 전환됩니다.
3. 서명자를 추가하고 필드 할당하기
문서의 성격에 따라 여러 서명자가 서명해야 할 수도 있습니다. 이 경우 서명 요청자가 여러 서명자를 추가하고 해당 필드를 쉽게 할당할 수 있습니다.
여러 서명자 추가하기
1.
여기를 참조하여 새 서명 작업을 생성합니다.
2.
왼쪽 메뉴 목록에서 [서명 참여자] 항목의 [편집]를 눌러 서명 참여자를 관리합니다.
3.
[서명 참여자 관리] 대화 상자에서 [+]를 눌러 서명자를 추가하고 서명 순서를 지정한 다음 [확인]을 누릅니다.
서명자별 필드 할당하기
1.
왼쪽 메뉴 목록에서 첫 번째 서명자를 선택합니다.
2.
서명자 이름 아래에 나열되는 필드는 해당 사용자에게 할당하는 필드이며, 같은 색상으로 표시됩니다. 원하는 필드를 눌러 문서에 삽입합니다.
3.
왼쪽 메뉴 목록에서 두 번째 서명자를 선택합니다.
4.
마찬가지로 원하는 필드를 눌러 문서에 삽입합니다.
서명자별 서명 필드 할당하기
참고
특정 사용자에게 할당하는 필드는 같은 색상으로 표시된다는 점을 기억하세요. 각 서명자의 이름을 클릭하고 목록에서 원하는 필드를 선택하기만 하면 필드를 해당 서명자에게 손쉽게 할당할 수 있습니다.
4. 문서에 서명, 날짜, 텍스트 필드, 확인란 및 라디오 단추 추가하기
서명 시나리오에 맞게 서명, 날짜, 텍스트, 확인란 및 라디오 단추와 같은 양식 필드를 문서에 추가할 수 있습니다. 특히 서명 시나리오를 고려하여 템플릿에 필요한 양식 필드를 추가하고 서명자를 미리 지정해놓으면 반복되는 서명 요청 작업을 생성하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.
몇 번의 클릭으로 문서에 필드 속성을 손쉽게 배치하여 서명 요청 프로세스를 간소화해 보세요.
양식 필드 추가하기
1.
2.
화면 왼쪽에 있는 [서명 참여자] 영역에서 서명자 이름을 입력합니다. 양식 필드는 서명자별로 추가할 수 있으며 색상으로 구분됩니다.
파란색 서명자에 대한 양식 필드 지정
빨간색 서명자에 대한 양식 필드 지정
3.
[서명] 필드를 선택합니다. 마우스 포인터가 다음과 같이 변경됩니다.
4.
문서에서 서명 필드를 추가할 곳에 마우스 포인터를 올려 놓고 마우스 오른쪽 단추를 누릅니다. 서명 필드가 추가됩니다.
서명자별 양식 필드 추가하기
자세한 정보
양식 필드 종류
필드를 사용하면 서명자 식별 이외에도 서명자 또는 문서에 대한 필요한 정보를 편리하게 수집할 수 있습니다.
양식 필드 | 설명 |
서명 | 서명자가 실제로 서명을 하는 영역으로 전자 서명에서 반드시 필요한 요소입니다. |
날짜 | 서명자가 문서에 서명하는 날짜를 표시하는 영역이며 현재 날짜가 적용됩니다. |
텍스트 | 서명자로부터 추가 정보를 얻어야 할 때 추가하는 양식 필드입니다. |
박스 | 서명자가 하나 이상의 항목을 선택해야 할 때 사용하는 양식 필드입니다. |
라디오 버튼 | 서명자가 하나의 항목만 선택해야 할 때 사용하는 양식 필드입니다. |
내 프로필 | 나의 프로필을 활용하여 필드를 생성합니다. |
첨부 파일 | 첨부 파일을 추가할 수 있는 필드를 생성합니다. |
참고
양식 필드 추가하면서 서명자 변경하기
양식 필드를 추가하는 과정에서 서명 시나리오가 변경되어 서명자를 변경해야 할 수도 있습니다. 이 때 서명자 옆에 있는 [편집]를 누르면 이전 절차로 돌아가지 않고 현재 화면에서 바로 서명자 정보를 변경할 수 있습니다.
5. 고급 필드 속성 설정
고급 서명 필드에는 라디오 버튼 및 확인란 등이 포함됩니다. 서명을 요청할 때 여러 항목을 선택하거나 목록에서 특정 항목을 선택하도록 하고자 할 때 이 기능을 사용할 수 있습니다.
전자 서명을 요청하는 사람은 서명자가 필수적으로 선택해야 하는 항목을 지정할 수 있습니다.
필드를 필수 항목으로 지정하기
1.
여기를 참조하여 새 서명 작업을 생성합니다.
2.
화면 왼쪽 영역에서 [박스]과 [라디오 버튼]을 각각 눌러 추가합니다. 필드를 이동하고 원하는 대로 크기를 조정합니다.
3.
[서명 필드 필드 속성] 대화 상자에서 해당 필드를 필수 필드로 설정할지 지정한 다음 [확인]을 누릅니다.
필드를 필수 항목으로 지정하기
4.
모든 필드에 대한 속성을 지정했는지 확인하고 서명 요청을 보냅니다.
6. 서명 작업에 첨부 파일 추가하기
계약서 등의 서명을 진행할 때 관련 증빙 문서를 첨부해야 하는 경우가 있습니다(예: 운전면허증 또는 신분증 사본 등). 한컴싸인을 사용하면 하나의 문서에서 서명과 필수 첨부 파일을 모두 요청할 수 있습니다.
첨부 파일 추가하기
1.
여기를 참조하여 새 서명 작업을 생성합니다.
2.
왼쪽 메뉴에서 [첨부 파일]을 누릅니다.
3.
[서명 참여자에게 첨부 파일 받기] 대화 상자의 [서명 참여자] 목록에서 서명 문서에 첨부 파일을 추가해야 하는 서명 참여자를 선택합니다.
4.
[첨부 파일 설명] 입력란에 서명 참여자가 추가해야 하는 파일에 대한 설명을 입력합니다(예: 운전 면허증).
5.
[필수 입력 필드]를 체크 표시하여 서명 참여자가 서명 도중 해당 파일을 반드시 첨부하도록 지정합니다.
참고
[필수 입력 필드] 여부 확인란을 선택하지 않으면 서명 참여자가 서명 도중 해당 파일을 첨부하지 않더라도 서명을 완료할 수 있습니다. 서명 참여자로부터 반드시 필요한 파일을 첨부하도록 요청하려면 해당 확인란을 선택하세요.
7. 자동 알림 및 문서 만료 날짜 설정
서명 요청을 받은 사용자가 바쁜 일상 속에서 서명하는 것을 잊어버리거나 나중으로 미룰 수 있습니다. 이렇게 서명이 지연을 방지하기 위해 한컴싸인에서는 유용한 기능을 제공합니다.
최초 서명 요청을 받은 후 일정 시간 동안 서명하지 않는 서명자에게 추가 알림을 보낼 수 있습니다. 또한 문서의 만료 날짜를 설정하여 서명 시간을 제한할 수 있습니다.
자동 알림 및 문서 만료 날짜 지정하기
1.
한컴싸인의 왼쪽 탐색 영역에서 [시작하기]를 누릅니다.
2.
[문서 만들기]에서 파일 업로드, 템플릿 추가 등을 통해 서명할 문서를 선택합니다.
3.
4.
원하는 발송 형태를 선택한 후, [검토 및 보내기] 대화 상자에서 [고급 설정] 영역을 펼칩니다.
5.
[서명 요청 알림]을 선택합니다. 서명 요청한 지 2일 후에도 서명하지 않으면 서명자에게 알림을 보내고, 6일 후에도 서명하지 않으면 다시 알림을 보냅니다.
6.
[만료일 설정]에서 원하는 만료일을 선택합니다. 7일 후 또는 30일 후를 선택하거나 원하는 날짜를 지정할 수도 있습니다.
7.
[보내기]를 누릅니다.
검토 및 보내기 설정하기
8. 예약 발송 설정
한컴싸인에서는 미리 원하는 날짜와 시간을 설정하여 편리하게 전자 서명을 예약 발송할 수 있습니다.
예약 발송 설정하기
1.
한컴싸인의 왼쪽 탐색 영역에서 [시작하기]를 누릅니다.
2.
[문서 만들기]에서 파일 업로드, 템플릿 추가 등을 통해 서명할 문서를 선택합니다.
3.
4.
원하는 발송 형태를 선택한 후, [검토 및 보내기] 대화 상자에서 [고급 설정] 영역을 펼칩니다.
5.
[예약 발송]을 선택합니다. 아래와 같이 원하는 날짜와 시간에 맞춰 예약된 제목(예약 이름)으로 서명 참여자에게 서명 문서가 발송됩니다. 예약 시간은 예약 문서 발송을 등록하는 현 시간으로부터 최소 1시간이 경과해야 합니다.
6.
[보내기]를 누릅니다.
7.
설정된 예약 발송 건은 메인 화면 좌측 사이드 바의 [예약 발송 문서]에서 확인할 수 있으며 예약 발송 전, 해당 문서함에서 예약 정보를 수정할 수 있습니다.
좌측 사이드 바에서 예약발송 문서를 클릭합니다.
해당 화면에서 예약 정보를 수정할 수 있습니다.
9. OTP를 사용한 추가 보안 인증 설정
일회용 암호(OTP) 인증은 일반 이메일 인증보다 높은 수준의 보안을 사용자에게 제공합니다. 이 옵션을 선택하고 서명을 요청하면 서명자의 이메일 또는 SMS로 OTP가 자동으로 전송됩니다. 서명하기 전 서명자의 신원을 다시 확인하기 위해 사용할 수 있는 보안 옵션입니다.
서명자는 서명을 진행하는 동안 이메일 또는 SMS로 인증 코드를 받게 되며 이를 입력하여 서명을 성공적으로 완료할 수 있습니다.
추가 인증 적용하여 서명 요청하기
1.
한컴싸인의 왼쪽 탐색 영역에서 [시작하기]를 누릅니다.
2.
[문서 만들기]에서 서명할 문서를 선택하고 서명자 정보를 입력한 다음 [계속]을 누릅니다.
3.
4.
[검토 및 보내기] 대화 상자의 [서명 참여자 인증 방법]에서 [OTP 인증코드]를 선택합니다.
5. [보내기]를 누릅니다.
추가 인증 적용된 문서에 서명하기
1.
이메일 또는 한컴싸인 문서함에서 나에게 서명 요청된 문서를 엽니다. 상황에 따라 문서에 서명하는 자세한 방법은 다음을 참조하세요.
2.
서비스 약관 및 개인정보 처리 방침에 동의함을 선택한 다음 [서명하기]를 누릅니다.
3.
서명 필드를 포함하여 요청된 필드를 채우고 [완료]를 누릅니다.
4.
[서명 확인] 대화 상자에서 [확인]을 누릅니다.
5.
본인 인증을 위해 코드 입력을 요청하는 대화 상자가 나타납니다.
6.
전송된 인증 코드를 확인한 후 이를 입력하고 [확인]을 누릅니다.
7.
인증 코드를 올바르게 입력하면 서명이 성공적으로 완료됩니다.
10. 대량 전송으로 여러 사람에게 서명 요청하기
한컴싸인에서 제공하는 대량 전송 기능을 사용하여 한 번에 여러 명에게 서명을 요청하면 비즈니스 프로세스를 단순화하고 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.
한컴싸인에서는 다음 4가지 종류의 대량 전송 기능을 지원하고 있습니다.
1.
.csv 형식의 파일에 서명자의 데이터를 입력하여 서명을 요청하면 동일한 서명 요청이 모든 수신자에게 전송됩니다. 수 많은 사람들에게 개별적으로 서명을 요청하지 않아도 됩니다.
2.
자동 입력 필드를 이용하여 서로 다른 내용의 서명을 각 수신자에게 한꺼번에 전송할 수 있습니다. 연봉계약서 등에 유용하게 이용할 수 있습니다.
3.
오픈 서명 기능을 이용하여 불특정 다수에게 동일한 서명을 요청할 수 있습니다. 설문 조사, 확인서 등에 유용하게 이용할 수 있습니다.
4.
발송 전용 문서 기능을 통해 서명 회신이 필요 없는 단순 알림 및 공지 사항을 전송할 수 있습니다.
아울러 해당 기능은 아래와 같은 특정 요금제 이상에서만 이용할 수 있으니 참고 부탁드립니다.
CSV 파일 사용하여 동일한 양식의 계약을 대량 전송하기
1.
한컴싸인의 왼쪽 탐색 영역에서 [시작하기]를 누릅니다.
2.
[문서 만들기]에서 [템플릿 문서] 탭으로 이동합니다.
3.
템플릿 화면 하단의 [계속] 아이콘을 누르고 메뉴 목록에서 [대량 발송]을 누릅니다. 대량 전송 기능을 사용하려면 서명 요청할 템플릿을 미리 만들어 놓아야 합니다. 템플릿을 만드는 방법은 템플릿 사용하여 서명 요청 작업 만들기를 참조하세요.
4.
5.
6.
화면 하단 [3단계] 업로드 창에 끌어서 놓기로 작성한 CSV 파일을 업로드합니다.
7.
서명자 정보의 미리 보기 내용에 문제가 없다면 [보내기]를 누릅니다. 서명자에게 전송이 시작됩니다.
8.
[문서함-대량 발송 내역]에서 서명 요청 작업의 발송 상태를 확인할 수 있습니다.
CSV 파일에 서명자 정보 입력하기
1.
다운로드한 CSV 파일을 열어 서명자 정보를 입력합니다. 제공되는 필드 유형은 다음과 같습니다.
•
문서.제목: 문서 제목을 입력합니다.
•
요청.메시지: 서명자에게 전달할 메시지를 입력합니다.
•
서명자1.이름: 서명자 이름을 입력합니다.
•
서명자1.이메일: 서명자의 이메일 주소를 입력합니다. 이 항목은 필수 필드입니다.
•
서명자1.전화번호: 서명자의 전화번호를 입력합니다.
2.
서명자 정보를 입력한 CSV 파일을 저장합니다. 이 때 문자 손상을 방지하려면 반드시 다음 조건을 충족해야 합니다.
•
파일 형식: (CSV) 쉼표로 분리
•
인코딩 형식: UTF-8
3.
작성한 CSV 파일을 사용하여 대량 전송을 수행합니다.
자동 입력 필드를 이용하여 서로 다른 내용의 서명 계약을 대량 전송하기
•
•
연봉 계약서 등 서명자마다 특정 내용이 변경되어야 하는 서명 작업에 해당 기능을 이용할 수 있습니다.
1.
한컴싸인의 왼쪽 탐색 영역에서 [템플릿]을 누릅니다.
2.
[템플릿] 페이지로 이동한 다음 오른쪽 상단의 [+템플릿 추가] 버튼을 누릅니다.
3.
템플릿으로 만들 문서를 불러옵니다.
4.
[서명 참여자]에서 서명자의 역할을 입력합니다. 여기에서는 이메일 또는 전화번호와 같이 서명자 개인 정보를 추가하는 것이 아니라 역할로 구분된 서명자 정보를 추가합니다. 예시로서 아래에 보이는 해당 역할명은 실제 계약서상에서는 표시되지 않습니다.
5.
2명 이상의 서명자 역할을 추가해야 하는 경우 자동으로 생성되는 입력 상자에 정보를 계속 입력합니다.
자동 입력 필드를 활용하여 날짜와 텍스트를 입력하기
6.
서명자 별로 서명 필드를 추가합니다. 자동 입력 필드는 각 서명자별로 미리 작성해둔 데이터가 자동 채워지는 기능으로 파트너(서명자) 별로 다른 값을 보여줘야 한다면 왼쪽 메뉴의 서명 참여자 중 [파트너] 서명자를 고르고 아래쪽에 표시된 필드를 클릭해 문서에 삽입하면 됩니다. 자동 입력 설정이 가능한 필드는 텍스트, 날짜 필드 두 종류입니다.
7.
숫자나 가격의 값을 자동으로 입력할수 있게 하려면 텍스트 필드를 선택하면 됩니다. [텍스트]를 클릭한 후 자동 입력 값이 표시될 부분에 드래그 앤 드롭(Drag&Drop)으로 삽입, 크기 조절 등이 가능하며, 동일한 속성/크기의 필드를 연속해서 삽입하려면 복사 후 붙여넣기를 하면 됩니다.
8.
자동 입력 필드로 만들기 위해서는 원하는 위치의 필드를 마우스로 클릭해 선택하면 오른쪽에 표시되는 메뉴 중 [필드 이름(영어)]에 필드 이름을 영어로 입력해 주면 됩니다. 필드 이름은 영어로만 입력해야 하고 필드 이름으로 각 필드의 위치가 구분되니 기억하기 쉽도록 입력하면 나중에 데이터 표를 만들 때 편리하게 사용할 수 있습니다.
9.
자동 입력 필드 삽입 및 필드 이름(영어) 입력이 완료되면 서명 요청 후 파트너 역할이 입력해야 할 나머지 서명자의 입력이 필요한 서명란에 서명 필드, 이름, 주소 란에 텍스트 필드 등을 삽입합니다.
10.
한 명 이상의 서명자 서명을 수집하는 문서에서 서명자가 순차적으로 서명을 진행하도록 순서를 지정하고 싶으면 왼쪽 메뉴 하단의 [서명 순서 지정하기] 체크박스를 클릭합니다. 서명 순서를 지정하면 각 서명자 앞의 동그라미에 서명 순서대로 숫자가 표시됩니다.
11.
서명 순서를 변경하려면 왼쪽 메뉴 상단의 [편집] 버튼을 누르고 표시된 대화상자의 각 서명자 오른쪽 [≡] 아이콘을 마우스 끌어다 놓기로 순서를 변경합니다.
12.
[계속]을 누르고 [템플릿 생성] 대화 상자에서 [확인]을 누릅니다.
자동 입력 필드를 이용한 대량 전송 방법
1.
한컴싸인의 왼쪽 메뉴 중 [템플릿]을 클릭하여 화면에 표시된 목록 중 조금 전 자동 입력 필드를 삽입해 만든 템플릿의 문서 이름을 클릭합니다.
2.
실행되는 화면의 왼쪽 서명 참여자 역할과 중간 화면에 표시되는 문서 내용 및 필드를 최종 확인한 후 오른쪽 하단의 [계속] 버튼을 클릭합니다.
3.
표시되는 [발송 유형 선택] 창에서 [대량 발송]을 선택합니다.
4.
다음으로 표시되는 [자동 입력 필드 선택]에서 아까 템플릿에서 필드 이름을 지정했던 모든 필드를 선택하고 [다음] 버튼을 클릭합니다.
5.
표시된 [대량 발송] 창에서 중간에 위치한 [다운로드] 파란색 버튼을 클릭하고 자동 생성되는 CSV 파일을 다운로드합니다.
6.
다운로드한 파일을 스프레드시트 프로그램에서 불러오기 하면 아래와 같이 첫 행에 각 필드 이름이 표시된 시트가 보입니다. 각 필드 이름별로 내용을 입력하면 됩니다. 필드 이름에 ‘자동입력값.서명자’이 입력되어 있는 필드 하단에 각 서명자 별로 변경되어야 할 값을 입력하면 됩니다.
7.
CSV 파일에 데이터 입력이 완료되면 문서를 저장한 후 한컴싸인으로 돌아와 [대량 발송] 창의 [3단계]의 [파일을 선택] 텍스트를 클릭하고 방금 저장한 CSV 파일을 업로드합니다.
8.
업로드가 완료되면 CSV 파일에 작성한 표가 화면에 보입니다. 자동 입력값을 확인하고 싶으면 오른쪽에 있는 [자동 입력값 보기] 체크박스를 체크합니다. 각 이메일과 전화번호 입력값이 올바른 형식의 값이 아니면 아래 이미지와 같이 데이터 앞에 느낌표가 표시되고 텍스트가 빨간색으로 변경됩니다. 형식에 맞지 않는 값이 포함되어 있으면 발송을 할 수 없으므로 해당 값을 수정해야 합니다. 값을 수정하기 위해서는 텍스트를 마우스로 클릭하면 텍스트 입력이 가능한 상태로 변경되고 그때 데이터를 수정하면 됩니다. 해당 화면에서 바로 변경이 가능합니다.
9.
더 이상 빨간색으로 표시된 데이터가 없으면 창 오른쪽 하단의 [다음] 버튼이 누를 수 있는 상태로 변경됩니다.
10.
해당 창에서 [다음] 버튼을 누르면 [검토 및 보내기] 창이 표시됩니다. 이 창에서는 몇 건의 문서가 발송되는지가 표시되고 카카오 알림 톡으로 서명 요청을 보낼 건지, 서명 요청 만료일 등을 설정할 수 있습니다.
11.
모든 설정이 완료되고 [보내기] 버튼을 누르면 [발송전 유의사항 확인] 창이 표시되고 창의 내용 숙지한 후 각 체크박스를 클릭하여 체크하면 [보내기] 버튼이 클릭할 수 있는 상태로 변경되고 이를 클릭하면 대량 발송이 시작됩니다.
•
대량 발송이 시작되면 발송을 취소할 수 없으니 테스트 발송 진행 후 실제 서명자에게 발송하는것을 권유드립니다.
•
대량 전송 완료 후 아래 이미지와 같이 각 서명자별 CSV 파일 데이터가 미리 입력되어 표시됩니다.
오픈 서명을 통해 동일한 양식의 계약을 불특정 다수에게 대량 전송하기
•
대상을 한정 짓지 않은 불특정 다수를 상대로 서명을 요청할 때 해당 기능을 이용할 수 있습니다.
•
•
이 기능은 ENTERPRISE 요금제를 구독한 경우에만 사용할 수 있습니다.
서명 대상자가 특정되지 않은 불특정 다수에게 서명을 요청할 수 있습니다. 생성된 템플릿을 사용하여 링크 공유만으로 누구나 서명 가능한 문서를 생성할 수 있습니다.
1.
한컴싸인의 왼쪽 탐색 영역에서 [템플릿]을 누릅니다.
2.
[템플릿] 페이지로 이동한 다음 오른쪽 상단의 [+템플릿 추가] 버튼을 누릅니다.
3.
템플릿으로 만들 문서를 불러옵니다.
4.
5.
여기를 참조하여 서명 파일을 생성합니다.
6.
[관리] 탭을 클릭하면 나타나는 [오픈서명 생성]을 클릭합니다.
7.
생성된 오픈 서명 링크를 통해 온라인 혹은 QR코드로 불특정 다수에게 서명을 받을 수 있습니다.
발송 전용 문서 지정을 통해 알림 및 공지사항을 대량 전송하기
•
발송 전용 문서 기능을 통해 서명 회신이 필요 없는 단순 알림 및 공지사항을 대량으로 전송할 수 있습니다.
•
1.
한컴싸인의 왼쪽 탐색 영역에서 [템플릿]을 누릅니다.
2.
[템플릿] 페이지로 이동한 다음 오른쪽 상단의 [+템플릿 추가] 버튼을 누릅니다.
3.
템플릿으로 만들 문서를 불러옵니다.
4.
5.
여기를 참조하여 서명 파일을 생성합니다.
6.
[관리] 탭을 클릭하면 나타나는 [사용하기]를 클릭합니다.
7.
좌측 사이드 바 하단의 [발송 전용 문서로 만들기]를 클릭합니다.
8.
발송 전용 문서는 서명 필드 없이 발송됩니다.
9.
주의
CSV 파일 저장 시 UTF-8 인코딩 적용 필요
서명자 정보를 입력한 CSV 파일을 문제 없이 업로드하려면 해당 파일을 반드시 UFT-8 인코딩으로 저장해야 합니다.
대량 전송 가능한 최대 서명자 수
이 대량 전송 기능은 요금제에 따라 최대 100명의 사용자에게 서명 요청을 보낼 수 있도록 지원합니다.
CSV 파일의 필드 값이 잘못된 경우
대량 전송을 위해 다운로드한 CSV 파일의 필드에 잘못된 값을 입력한 경우 다음과 같이 오류로 표시됩니다.
필드 값을 수정하려면 각 입력란을 두 번 눌러 올바른 값을 입력하거나(해당 페이지에서 바로 수정 가능), CSV 파일을 다시 다운로드하여 올바른 값을 입력한 다음 다시 업로드합니다.
11. 서명 요청 이메일 다시 보내기
서명자가 서명 요청 이메일을 삭제했거나 잊은 경우 해당 서명 요청을 언제든지 다시 보낼 수 있습니다. 이 서명 요청 이메일을 다시 보내면 서명자에게 보류 중인 작업을 완료하도록 알려 서명 절차를 재개할 수 있습니다.
서명 요청 이메일 다시 보내기
1.
대시보드의 왼쪽 탐색 영역에서 [문서함]을 누릅니다.
2.
서명 요청을 다시 보낼 문서의 오른쪽 상단의 [관리]( ⁝ ) 아이콘을 누릅니다.
3.
메뉴 목록에서 [서명 진행 상황]을 선택합니다.
4.
[서명 진행 상황] 대화 상자에서 아직 서명을 완료하지 않은 사용자의 오른쪽에 표시되는 [재발송](이메일 모양)을 누릅니다.
5.
해당 서명 참여자가 알림을 받게 되므로 본인의 이메일로 이동하여 서명 요청을 완료하면 됩니다.
참고
서명 요청을 보낼 때 서명 참여자가 요청을 받은 지 각각 2일, 6일이 지난 뒤에도 서명을 완료하지 않은 경우 자동으로 알림을 보내거나 만료 날짜에 가까워지면 알림을 보내도록 설정할 수도 있습니다.