조직 관리 기능 가이드
조직을 트리구조로 관리함으로써 실제 조직과 동일한 형태로 그룹을 생성하여 서명 문서를 만들고 관리할 수 있습니다.
조직도 형태를 만드는 것은 조직 관리에서, 조직의 정보 설정은 조직 설정에서 관리할 수 있습니다.
조직 관리 구조
•
조직 관리는 조직도 형태로 그룹을 관리하고, 각 조직 및 그룹에 대한 구성원을 관리할 수 있는 화면입니다.
•
조직 관리는 조직 소유자, 조직 관리자만 관리 기능이 부여되며, 조직 구성원은 조직의 형태와 구성원 정보 조회만 가능합니다.
1.
왼쪽 메뉴들 중 [설정] 메뉴를 선택 한 후 [조직 관리] TAB을 선택합니다.
2.
조직도에서 [조직명]을 선택하면 조직에 대한 관리 및 구성원 추가를, [그룹명]을 선택하면 그룹에 대한 관리 및 구성원 배정이 가능한 영역입니다.
3.
선택한 조직 또는 그룹의 구성원 정보를 확인할 수 있는 영역입니다.
조직 및 그룹 권한
•
조직 권한: 조직도 및 구성원 관리할 수 있는 권한입니다.
•
그룹 권한: 각 그룹의 문서에 대한 접근 및 관리할 수 있는 권한입니다.
새로운 권한 체계 (2025.07 ver.) | ||
구분 | 권한 | 권한 설명 |
조직 권한 | 조직 소유자 (기존과 동일) | • 한컴싸인의 요금제를 결제하고 최초 조직을 생성/폐쇄하는 담당자
• 조직도 및 구성원을 관리하는 역할 |
조직 관리자 (신설) | • 조직 폐쇄를 제외한 조직도 및 구성원을 관리하는 역할 | |
조직 구성원 (신설) | • 조직 관리에 대한 권한은 없으며,
각 조직/그룹 내 어느 구성원이 있는지 구성원에 대한 정보만 조회 가능 | |
그룹 권한 | 그룹 대표 (변경) | • 각 그룹의 대표(ex-팀장)로 최대 1명 지정이 가능
• 조직 소유자와 다르게 지정 가능
• 소속한 그룹과 더불어 하위 그룹의 문서를 조회 및 관리하는 역할 (추가) |
그룹 관리자 (변경) | • 다수로 권한 부여 가능
• 소속한 그룹과 더불어 하위 그룹의 문서를 조회 및 관리하는 역할 (추가) | |
그룹 구성원 | • 다수로 권한 부여 가능
• 소속한 그룹 내 자신이 담당한 문서만 조회 및 관리하는 역할 |
기존의 권한이 어떻게 변경이 되었나요?
•
(기존) 조직 소유자 및 워크스페이스 대표 ⇨ (변경) 조직 소유자와 그룹 대표 권한 분리
•
(기존) 워크스페이스 관리자 ⇨ (변경) 그룹 관리자
•
(기존) 워크스페이스 구성원 ⇨ (변경) 그룹 구성원
1. 조직 관리 기능
•
조직직명 우측에 있는 ⋮ (관리 아이콘)을 선택하면 권한별로 가능한 기능이 노출됩니다.
권한 | 관리 기능 |
조직 소유자 | • 하위 그룹 추가
• 그룹 정렬
• 조직 폐쇄 |
조직 관리자 | • 하위 그룹 추가
• 그룹 정렬
• 조직 폐쇄 |
조직 구성원 | • 관리 기능 없음
(아이콘 비노출) |
1.1) 조직 관리 기능 > 하위 그룹 추가
•
가능 권한: 조직 소유자, 조직 관리자
•
선택된 조직 또는 그룹을 기준으로 하위 그룹을 생성하는 기능입니다.
•
하위 그룹 추가는 조직 및 기본 그룹이 아닌 그룹만 추가가 가능합니다.
1.
왼쪽 탐색 영역의 [설정 - 조직 관리]에서 그룹을 추가할 조직을 선택하고 관리 아이콘(⋮)을 선택합니다. 노출되는 리스트 중 [하위 그룹 추가]를 선택합니다.
2.
추가할 그룹 이름을 입력한 다음 [추가]를 누릅니다.
3.
조직도 목록에 그룹이 추가된 것을 확인합니다.
1.2) 조직 관리 기능 > 그룹 정렬
•
가능 권한: 조직 소유자, 조직 관리자
•
선택한 조직 내에서 그룹의 위치를 조정하는 기능입니다.
•
기본 그룹이 아닌 그룹만 정렬이 가능합니다.
1.
변경할 부서명 왼쪽의 = (아이콘) 을 클릭한 상태에서 원하는 위치로 드래그합니다. 이동할 수 있는 위치에 도달하면 파란색 표시가 나타납니다.
•
하위 그룹이 있는 경우, 하위 그룹도 같이 이동 됩니다.
•
하위 그룹이 없는 경우, 단독으로 원하는 위치에 이동이 가능합니다.
2.
원하는 위치에 파란색 표시가 나타나면 마우스를 놓습니다. 그룹이 선택한 위치로 이동됩니다.
1.3) 조직 관리 기능 > 조직 폐쇄
•
가능 권한: 조직 소유자
•
조직을 폐쇄할 수 있는 기능입니다.
1.
폐쇄할 조직의 관리 아이콘(⋮)을 선택합니다. 노출되는 리스트 중 [조직 페쇄]를 선택합니다.
•
조직 소유자 외에는 해당 기능은 보이지 않습니다.
2.
조직 폐쇄에 대한 안내 및 동의 내용에 체크 후 [확인]을 누릅니다.
주의
조직을 폐쇄하면 조직에 포함된 하위 그룹 및 모든 데이터가 삭제되며, 폐쇄한 조직은 복구할 수 없으므로 신중하게 폐쇄 여부를 결정하시기 바랍니다.
2. 그룹 관리 기능
•
그룹명 우측에 있는 ⋮ (관리 아이콘)을 선택하면 권한별로 가능한 기능이 노출됩니다.
권한 | 관리 기능 |
조직 소유자 | • 하위 그룹 추가
• 그룹 삭제
• 그룹 편집 |
조직 관리자 | • 하위 그룹 추가
• 그룹 삭제
• 그룹 편집 |
조직 구성원 | • 관리 기능 없음
(아이콘 비노출) |
기본 그룹은 그룹 편집 기능만 가능합니다.
하위 그룹 추가가 불가능함에 따라 별도의 그룹을 생성한 뒤 필요한 하위 그룹을 생성하여 사용하시길 바랍니다.
2.1) 그룹 관리 기능 > 하위 그룹 추가
•
조직 관리 기능 내 하위 그룹 추가와 동일한 방식으로 가능합니다.
2.2) 그룹 관리 기능 > 그룹 삭제
•
가능 권한: 조직 소유자, 조직 관리자
•
그룹을 삭제하는 기능이며, 삭제된 그룹의 문서는 인수인계 메뉴에서 확인이 가능합니다.
◦
단, 기본 그룹은 삭제할 수 없습니다.
1.
삭제할 그룹을 선택하고 관리 아이콘(⋮)을 선택합니다. 노출되는 리스트 중 [그룹 삭제]를 선택합니다.
2.
그룹 삭제에 대한 안내 내용을 확인한 후 [확인]을 누릅니다.
3.
조직도 목록에 그룹이 삭제된 것을 확인합니다.
2.3) 그룹 관리 기능 > 그룹 편집
•
가능 권한: 조직 소유자, 조직 관리자
•
그룹의 이름을 변경하는 기능이며, 기본 그룹도 그룹 이름 변경이 가능합니다.
1.
이름을 변경할 그룹을 선택하고 관리 아이콘(⋮)을 선택합니다. 노출되는 리스트 중 [그룹 편집]을 선택합니다.
2.
변경할 그룹명을 [그룹 편집 - 그룹명]에 입력 후 [확인]을 누릅니다.
3.
조직도 목록에 그룹명이 변경된 것을 확인합니다.
그룹 코드는 확인용으로 사용해주시길 바랍니다. (수정 불가)
3. 구성원 추가/배정
•
가능 권한: 조직 소유자, 조직 관리자
•
구성원을 초대 및 배정 할 수 있으며, 조직도에서 
(사람 아이콘)을 선택하여 가능합니다.
(사람 아이콘)을 선택하여 가능합니다.조직 권한
권한 | 관리 기능 |
조직 소유자 | • 구성원 추가
• 구성원 배정 |
조직 관리자 | • 구성원 추가
• 구성원 배정 |
조직 구성원 | • 관리 기능 없음
(아이콘 비노출) |
그룹 권한
3.1) 구성원 추가
•
가능 권한: 조직 소유자, 조직 관리자
•
조직 내 구성원을 초대하여 승인이 된 구성원을 각 그룹으로 배정할 수 있습니다.
•
구성원 추가는 직접입력 또는 CSV 등록 가능합니다.
1.
구성원을 추가할 조직을 선택하고 + (구성원 추가)를 선택합니다.
+ (구성원 추가)를 선택합니다.2.
추가할 구성원의 조직 권한을 선택합니다. 조직 권한은 조직 관점에서의 역할을 부여하는 단계입니다.
구성원 추가 방법 ① 직접 입력
1.
추가할 구성원의 이메일을 입력하고, 그룹과 그룹 권한을 선택한 후 [+] 버튼을 누릅니다.
2.
추가한 사용자에게는 초대 메시지를 받게 되며 [승인]한 경우 구성원으로 추가됩니다.
구성원 추가 방법 ② CSV 파일 업로드
1.
초대할 대상의 정보를 아래 이미지와 같이 1행에 '초대할 이메일 주소', '그룹 이름', '그룹 권한'으로 머리말을 입력하고, 2행부터 초대할 이메일 주소와 그룹 이름, 그룹 권한을 A,B,C열에 맞춰 입력해 주세요.
파일을 입력할 때 꼭 확인해 주세요.
•
그룹 권한은 '관리자','구성원' 중 하나를 입력해 주세요. 다른 값을 입력하게 될 경우 구성원으로 저장돼요.
•
추가할 수 있는 구성원의 수에 한해 등록이 가능합니다.
1.
시트 프로그램에서 추가할 구성원에 대한 모든 정보를 입력한 후 CSV 파일로 저장 합니다.
2.
정보가 입력된 CSV 파일을 아래 위치에서 끌어 놓거나 파일을 선택하여 업로드한 다음 [확인]을 누릅니다.
3.
추가한 사용자에게는 초대 메시지를 받게 되며 [승인]한 경우 구성원으로 추가됩니다.
3.2) 구성원 배정하기
•
가능 권한: 조직 소유자, 조직 관리자
•
조직에 있는 구성원을 원하는 그룹에 각각 배정을 할 수 있어요.
1.
구성원을 배정할 그룹을 선택하고 + (구성원 배정)을 선택합니다.
+ (구성원 배정)을 선택합니다.2.
그룹에 배정할 구성원을 체크하고, 구성원 권한을 선택해줍니다.
만약 이미 대표가 있을 때 다른 대표로 변경하고 싶을 경우에는, 기존에 있는 대표를 다른 권한으로 먼저 변경 후 진행합니다.
3.
선택이 완료된 후 [확인] 버튼을 누르며, 그룹 내 구성원 배정된 리스트를 확인합니다.
4. 구성원 관리
•
구성원 리스트에서 각 구성원을 관리할 수 있는 기능입니다.
4.1) 조직 구성원 확인하기
•
조직 구성원 정보는 권한과 관계없이 조회가 가능해요. (단, 관리 아이콘은 조직 관리자 이상에게만 보여져요.)
1.
조직도에서 [조직 이름]을 선택하면 우측에서 소속된 구성원 리스트를 확인할 수 있습니다.
•
조직 구성원의 경우, 그룹 있는 구성원 / 그룹 없는 구성원 / 참여 대기 구성원을 필터링하여 확인할 수 있습니다.
2.
그룹 내 구성원을 확인하고 싶을 경우, [그룹명]을 선택하면 해당 그룹의 구성원을 확인할 수 있습니다.
4.2) 조직 권한 설정
•
가능 권한: 조직 소유자, 조직 관리자
•
조직에 있는 구성원의 권한을 변경할 수 있어요.
1.
조직명을 선택한 후 조회되는 구성원 리스트에서 관리 아이콘(⋮)을 선택합니다. 리스트 중 [조직 권한 설정]을 선택합니다.
2.
[조직 권한 설정] 창에서 변경할 권한을 선택한 후, [확인] 버튼을 누릅니다.
4.3) 그룹 권한 설정
•
가능 권한: 조직 소유자, 조직 관리자
•
구성원의 그룹 권한을 변경할 수 있어요.
1.
그룹명을 선택한 후 조회되는 구성원 리스트에서 관리 아이콘(⋮)을 선택합니다. 리스트 중 [그룹 권한 설정]을 선택합니다.
2.
[그룹 권한 설정] 창에서 변경할 권한을 선택한 후, [확인] 버튼을 누릅니다.
4.4) 조직에서 구성원 삭제 및 그룹에서 제외하기
•
가능 권한: 조직 소유자, 조직 관리자
•
구성원이 삭제되어도 해당 구성원이 서명 완료한 문서는 인수인계 메뉴에서 확인할 수 있습니다.
1.
조직에서 구성원 삭제를 원할 경우, 조직명을 선택한 후 노출되는 구성원 리스트에서 관리 아이콘(⋮)을 선택합니다. 노출되는 리스트 중 [구성원 삭제]를 선택합니다.
2.
그룹에서 구성원 제외를 원할 경우, 그룹명을 선택한 후 노출되는 구성원 리스트에서 관리 아이콘(⋮)을 선택합니다. 노출되는 리스트 중 [구성원 삭제]를 선택합니다.
조직에서의 구성원 삭제와 그룹에서의 삭제는 어떤 차이가 있나요?
조직에서 구성원을 삭제할 경우, 더 이상 해당 구성원은 조직의 소속이 될 수 없어 그룹에 배정이 불가합니다.
그룹에서 구성원을 삭제할 경우는 조직에는 소속되어 있기 때문에 다른 그룹으로 다시 배정할 때 해당 그룹에만 접근이 불가합니다.
2025.07.09 추가 가이드
4.5) 그룹 이동
1.
새로 이동할 그룹에 구성원을 먼저 배정합니다.
2.
기존 그룹에서 해당 구성원을 삭제합니다.
그룹 이동은 [조직 배정 변경 API]에서 CSV 등록 방식으로도 제공됩니다.
4.6) 그룹 이동 후 문서를 이동 시키고 싶은 경우
1.
[인수인계] 메뉴를 엽니다.
2.
그룹 리스트 중 이전 그룹에 남아 있는 문서를 본인 또는 새로운 담당자에게 인수인계합니다.
이전 그룹은 어떤 그룹인가요?
구성원이 삭제되기 전까지 소속되어 있던 그룹을 의미합니다.
•
그룹에서 삭제되면 일반적으로 해당 그룹은 더 이상 접근할 수 없습니다.
•
다만, 인수인계를 위해 담당자 변경 전까지 이전 그룹에 접근이 허용됩니다.
•
인수인계할 문서가 더 이상 없을 경우, 해당 그룹은 목록에서 자동으로 비노출됩니다.