주소록 활용팁
반복적으로 서명을 진행하는 대상이 있다면, 주소록 기능을 활용해보세요.
주소록에 자주 사용하는 연락처를 등록해 두면, 서명 요청이나 참조 시 검색 기능을 통해 빠르고 정확하게 선택할 수 있습니다.
※ 서명 문서를 작성한 후, <검토 및 보내기> 단계에서 주소록에 등록된 연락처를 선택하여 활용
•
파일 등록 활용: 여러 개의 연락처를 한 번에 추가하거나 수정할 때는 [+파일 가져오기] 기능을 활용하세요.
•
연락처 검색: 서명을 보낼 때 이름이나 이메일 주소 등을 입력하면 등록된 연락처를 빠르게 찾을 수 있습니다.
•
부서 관리: 연락처를 부서별로 정리하면, 특정 팀이나 부서에 서명 요청할 때 더욱 편리합니다.
•
모든 요금제에서 사용이 가능해요.
•
개인별, 내 조직별로 각각 등록 및 관리가 가능해요.
•
조직별로 최대 20,000개까지 등록이 가능해요.
주소록 시작하기
1.
한컴싸인의 왼쪽 탐색 영역에서 [주소록]을 누릅니다.
2.
연락처 등록, 조회, 수정, 부서 이동, 삭제는 [주소록] 메뉴에서 관리가 가능합니다.
연락처: 연락처 관리하기
서명 참여자나 참조자로 자주 사용되는 연락처를 미리 등록하고 관리함으로써, 매번 정보를 입력하는 번거로움을 줄일 수 있습니다.
연락처 추가
연락처를 추가할 워크스페이스(개인 또는 내 조직)을 설정하고 연락처를 추가할 방식을 선택합니다.
연락처 추가(직접 입력), 연락처 추가(파일) 버튼이 안보이시나요?
주소록 등록은 초대된 조직에서는 등록이 되지 않아요.
연락처 추가 - 연락처 추가(직접 입력)
1.
주소록 메뉴에서 [연락처 추가(직접 입력)] 버튼을 누릅니다.
2.
연락처 내 등록하실 정보를 형식에 맞게 입력 후 [확인] 버튼을 누릅니다.
※ 이메일과 이름은 필수 항목으로 입력되어야 추가됩니다.
•
[개인] 워크스페이스
◦
필수 입력 항목: 이메일, 이름
◦
선택 입력 항목: 회사, 부서, 휴대전화, 내선
•
[조직] 워크스페이스
◦
필수 입력 항목: 이메일, 이름
◦
선택 입력 항목: 회사, 부서, 직급, 직책, 휴대전화, 내선
연락처 추가 - 연락처 추가(파일)
1.
주소록 메뉴에서 먼저 [샘플 파일 다운로드] 후 워크스페이스 별 항목들을 형식에 맞게 정보를 입력 후 저장합니다.
※ 파일 당 최대 500개까지 등록 가능합니다.
2.
[+ 파일 가져오기] 버튼을 누른 후 저장한 파일을 불러오면 입력한 정보가 표시됩니다.
정보를 수정 후 가져오기 했는데 빨간색으로 테두리가 보이나요?
입력 형식이 맞지 않는 값은 빨간색으로 표시 됩니다.
•
이메일 형식 예시) gildong@hancom.com
•
휴대전화 예시) 010-1234-5678
3.
형식이 올바른 연락처인 경우 [연락처 저장] 버튼이 활성화되어 누릅니다.
4.
조회 화면에서 [연락처 리스트로 돌아가기] 버튼을 선택합니다.
5.
추가된 연락처 정보를 확인할 수 있습니다.
연락처 수정
주소록 리스트에서 개별 연락처를 직접 수정하는 방식과, [연락처 수정(파일)]을 통해 파일에서 수정 후 불러오는 방식을 제공하고 있어요.
개별 수정
1.
주소록 리스트에서 수정할 연락처의 [이름]을 선택합니다.
2.
<연락처 수정> 창이 나오면 [편집] 버튼을 눌러 수정이 가능한 화면으로 전환이 됩니다
3.
정보를 수정을 하면 [저장] 버튼이 활성화되어 저장이 가능하며, 수정된 정보가 없거나 변경된 정보를 저장하지 않을 경우 [취소] 버튼을 누르면 됩니다.
4.
[저장] 버튼을 누르면 변경된 정보를 주소록 리스트에서 확인이 가능합니다.
연락처 추가(파일 수정)에서 수정
파일에서 연락처 수정은 ‘이메일/부서/부서코드' 수정은 불가합니다.
1.
주소록 > 연락처 추가(파일) > 연락처 수정(파일)을 선택합니다.
2.
주소록에 있는 정보를 파일로 다운받기 위해 [전체 연락처 다운로드] 버튼을 선택합니다.
3.
다운로드 파일에서 수정 후 [+ 파일 가져오기]를 진행하면 화면에 파란색 테두리로 변경된 정보를 확인할 수 있습니다.
4.
변경된 정보를 확인 후 [저장] 버튼을 누르면 주소록에 반영됩니다.
부서 이동
주소록에 등록된 연락처를 다른 부서로 이동할 수 있어요. 기존 연락처를 옮기거나, 가져온 파일에서 부서를 변경할 때 활용이 가능해요.
부서 이동 - 등록된 연락처에서 이동
1.
[주소록] 메뉴에서 이동할 연락처를 선택 후 [부서 이동] 버튼을 누릅니다.
2.
[부서 이동]창에서 이동할 부서를 선택 후 확인을 누릅니다.
3.
리스트화면에서 변경된 부서 정보를 확인할 수 있습니다.
부서 이동 - 가져온 파일에서 부서를 이동하는 경우
1.
주소록의 정보를 [전체 연락처 다운로드] 버튼을 눌러 저장합니다.
2.
파일을 수정하지 않고 [+ 파일 가져오기] 버튼을 통해 연락처 정보를 불러옵니다.
3.
연락처를 선택한 뒤 [부서 이동] 버튼을 누릅니다.
4.
부서 이동 창에서 이동할 부서를 선택한 후 [확인] 버튼을 누릅니다.
5.
변경된 정보를 확인 후 [저장] 버튼을 누릅니다.
6.
[연락처 리스트로 돌아가기] 버튼을 선택하면 주소록에 반영된 내용을 확인할 수 있습니다.
1개의 연락처에 2개 이상의 부서가 지정된 경우는 연락처 수정 창에서 부서정보 변경이 가능합니다.
연락처 삭제
1.
[주소록] 메뉴에서 삭제할 연락처를 선택합니다.
2.
연락처를 선택 시 나타난 [삭제] 버튼을 누릅니다.
3.
연락처를 삭제하는 것에 대한 최종 확인 창에서 [확인] 버튼을 누르면 선택된 연락처가 삭제되며, 주소록 리스트 화면으로 이동됩니다.
주소록(부서명): 부서 관리하기
연락처를 부서별로 그룹화하여 체계적으로 관리할 수 있어요. 조직의 구조에 맞춰 계층적으로 정리할 수 있어, 필요한 연락처를 빠르게 찾고 효율적으로 활용할 수 있습니다.
부서 관리 시작하기
1.
주소록 메뉴에서 주소록(부서명)을 선택합니다.
2.
주소록(부서명)에서는 [부서 추가], 부서 순서 변경, 부서 코드 복사, 관리 등이 가능합니다.
① 부서 추가: 클릭 시 상위부서 추가를 할 수 있습니다.
② = (부서 상하위 구조 변경): 마우스로 선택하여 원하는 부서 위치로 이동시킵니다.
③ 부서명: 부서 추가 시 등록한 부서명을 확인할 수 있습니다.
④ 부서코드: 부서명이 동일할 때 코드명으로 구분하여 관리할 수 있습니다.
⑤ 부서장: 해당 부서명의 부서장 이름을 확인 할 수 있습니다.
⑥ 부서장 직급: 해당 부서장의 직급 정보를 확인 할 수 있습니다.
⑦ 연락처: 해당 부서 안에 지정되어 있는 연락처의 개수를 확인할 수 있습니다.
⑧ 관리 기능: ⁝ 선택 시 설정할 수 있는 메뉴들을 확인할 수 있습니다.
부서 추가 - 상위부서 추가
1.
[부서 추가] 버튼을 선택합니다.
2.
부서 명을 입력 후 [확인] 버튼을 누릅니다.
부서 코드는 반드시 입력하지 않아도 되며, 같은 부서명을 구분하여 관리할 수 있습니다.
부서 상하위 구조 변경
<예시 - 영업본부를 경영지원본부 위로 이동하는 경우>
1.
변경할 부서를 확인합니다. 만약 이동하려는 부서에 하위 부서가 있는 경우, 목록을 접습니다.
2.
변경할 부서명 왼쪽의 = (아이콘) 을 클릭한 상태에서 원하는 위치로 드래그합니다. 이동할 수 있는 위치에 도달하면 파란색 표시가 나타납니다.
3.
원하는 위치에 파란색 표시가 나타나면 마우스를 놓습니다. 부서가 선택한 위치로 이동됩니다.
부서 구조를 변경하면 해당 부서의 하위 부서도 함께 이동되며, 기존 상위 부서는 하위 부서로 변경할 수 없습니다.
관리 기능
하위 부서를 추가하거나 편집/삭제를 할 수 있어요.
① 하위 부서 추가: 선택된 부서를 기준으로 하위 부서를 추가를 할 수 있습니다. 부서명만 입력을 해도 저장이 가능합니다.
부서명에 마우스를 올렸을 때 나오는 [+] 버튼을 눌러도 하위부서가 추가돼요.
② 편집: 선택된 부서의 정보(부서명, 부서장, 부서코드)를 수정할 수 있습니다.
직접 입력된 부서 코드는 수정이 가능하나, 자동으로 생성된 부서 코드는 수정이 불가합니다.
③ 삭제: 선택한 부서를 삭제할 수 있으며, 하위 부서가 있을 경우 함께 삭제되므로 삭제 진행 전에 다시 한 번 확인해 주세요.
직급/직책: 직급 및 직책 관리 하기
직급과 직책을 미리 등록해 두면 연락처 추가 및 수정 시 직접 입력할 필요 없이 선택할 수 있어 관리가 더욱 효율적이고 일관성을 유지할 수 있어요.
직급 등록
•
원하는 직급명을 입력 후 [변경사항 저장] 버튼을 눌러야 최종 등록이 완료됩니다.
직급 수정
① 등록된 직급 목록에서 직급명을 수정하거나 순서를 변경할 수 있습니다.
② [항목 추가] 버튼을 통해 새로운 직급을 추가할 수도 있습니다.
③ 수정 중 이전 상태로 되돌리고 싶다면 [편집 되돌리기] 버튼을 클릭하면 가장 최근에 저장된 정보로 복구됩니다.
④ 수정을 완료한 후 [변경사항 저장] 버튼을 누르면 변경된 내용이 적용됩니다.
⑤ 기존 주소록의 직급 정보도 함께 업데이트하려면, 리스트 우측 상단의 [주소록 정보 함께 변경하기] 옵션을 선택하세요.
직급 삭제
•
목록에서 삭제하려는 직급의 [삭제] 버튼을 클릭합니다. 삭제 후 [변경사항 저장] 버튼을 누르면 해당 직급이 최종 삭제됩니다.
•
이미 등록된 주소록의 직급 정보는 변경되지 않으며, 직급 선택 리스트에서만 삭제된 것을 확인할 수 있습니다.
순서 사용
•
직급 순서를 변경하려면 설정을 활성화한 후, 리스트에 나타나는 (☰) 아이콘을 드래그하여 원하는 순서로 조정합니다.
•
순서를 변경한 후에는 [변경사항 저장] 버튼을 눌러야 최종 적용됩니다.
직책도 등록, 수정, 삭제, 순서 설정이 직급과 동일한 방식으로 설정하면 됩니다.